Preuve de créance entre professionnels : prouver une facture impayée

Preuve de créance entre professionnels : de quoi parle-t-on ?

La preuve de créance désigne l'ensemble des documents et des éléments qui établissent qu'une somme d'argent vous est due : par qui, pour quel montant et depuis quelle date. Entre professionnels, la question se pose dès qu'une facture reste impayée. Tant que le client règle, personne ne s'interroge sur le bon de commande ou sur le bon de livraison. Le jour où le paiement n'arrive pas, ces pièces deviennent le cœur du dossier de recouvrement.

Ce guide s'adresse au dirigeant, au directeur financier et au responsable du service comptable qui doivent réclamer une somme due par une autre entreprise. Il explique qui doit prouver quoi, quelles pièces ont une valeur en justice, pourquoi une facture ne suffit pas toujours et comment constituer un dossier solide avant toute action en justice.

Créance, dette, titre : trois notions à distinguer

La créance est le droit du créancier d'obtenir un paiement ; la dette est la même obligation, vue du côté du débiteur. La preuve de la créance ne doit pas être confondue avec le titre exécutoire. Une facture, un contrat ou une reconnaissance de dette prouvent l'obligation, mais ils ne permettent pas de pratiquer une saisie. Seule une décision de justice ou un autre titre prévu par la loi autorise l'exécution forcée. La preuve sert donc d'abord à convaincre : le client pendant la phase amiable, puis le juge si une procédure devient nécessaire.

Pourquoi la preuve décide de l'issue du recouvrement

Un impayé oppose rarement deux thèses juridiques savantes. Le plus souvent, le débiteur affirme qu'il n'a pas commandé, qu'il n'a pas été livré, que la prestation était incomplète ou que le prix n'était pas celui convenu. Le litige se règle alors sur pièces. Une entreprise qui produit une commande signée, une livraison acceptée et une relance restée sans contestation obtient en général un paiement rapide, souvent dès la mise en demeure. Celle qui ne détient que sa propre facture s'expose à un débat long et incertain.

Qui doit prouver la créance ? La charge de la preuve

La règle figure à l'article 1353 du Code civil : celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation. La charge de la preuve se répartit donc en deux temps.

• Le créancier prouve l'existence de la créance et son montant : la commande, l'exécution de la prestation ou la livraison, le prix convenu.
• Le débiteur prouve ce qui le libère : un paiement déjà effectué, une compensation, une remise accordée ou la prescription.

En pratique, votre société n'a pas à démontrer que le client n'a pas payé : c'est à lui de produire la trace de son règlement. En revanche, elle doit établir tout ce qui fonde sa demande. Un doute sur la réalité de la commande ou sur la conformité de la prestation profite au débiteur, et non au créancier.

Le juge statue sur les pièces produites

Dans un procès civil ou commercial, le juge décide à partir des preuves que les parties lui soumettent. Il ne mène pas l'enquête à leur place. Il peut toutefois ordonner certaines mesures : une expertise, la comparution personnelle des parties ou la production d'un document détenu par l'adversaire ou par un tiers. Ces mesures restent des compléments. Elles ne remplacent pas un dossier préparé en amont.

Comment prouver une créance commerciale ? La liberté de la preuve

Le droit commercial applique une règle plus souple que le droit civil. Selon l'article L. 110-3 du Code de commerce, à l'égard des commerçants, les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens, à moins qu'il n'en soit autrement disposé par la loi. Entre deux sociétés commerciales, aucun écrit signé n'est donc exigé pour établir un contrat de vente ou de prestation de services, quel que soit son montant.

Concrètement, la preuve d'une créance commerciale peut résulter d'un faisceau d'éléments : courriels, bons de commande, bons de livraison, relevés de compte, échanges par messagerie, témoignages, documents comptables. Le juge apprécie librement la valeur de chaque pièce et la cohérence de l'ensemble.

Quand la preuve par écrit redevient la règle

Cette liberté joue à l'égard du commerçant. Lorsque le client n'a pas cette qualité, par exemple une association, une profession libérale, un artisan non commerçant ou un particulier, les règles du Code civil s'appliquent en principe à la preuve dirigée contre lui. Or l'article 1359 du Code civil impose une preuve par écrit, sous signature privée ou authentique, pour tout acte juridique portant sur une somme supérieure à un montant fixé par décret, soit 1 500 euros.

Plusieurs tempéraments existent. L'article 1361 du Code civil admet qu'il soit suppléé à l'écrit par un commencement de preuve par écrit corroboré par un autre moyen de preuve. Selon l'article 1362, constitue un tel commencement tout écrit qui émane de celui qui conteste l'acte et qui rend vraisemblable ce qui est allégué : un courriel du client évoquant la commande en est l'exemple type. L'article 1360 écarte aussi l'exigence d'un écrit en cas d'impossibilité matérielle ou morale de s'en procurer un, ou lorsqu'il est d'usage de ne pas en établir.

La nature de la relation doit donc être vérifiée dès l'ouverture du dossier. Notre guide sur la différence entre créance civile et créance commerciale aide à qualifier la dette et à identifier le tribunal compétent.

Les contrats peuvent aménager la preuve

L'article 1356 du Code civil reconnaît la validité des contrats sur la preuve lorsqu'ils portent sur des droits dont les parties ont la libre disposition. Des conditions générales de vente ou un contrat-cadre peuvent ainsi prévoir que les commandes passées par courriel ou sur un portail en ligne engagent le client, ou que les enregistrements d'un système d'information feront foi entre les parties. Une telle clause ne peut pas créer une présomption irréfragable au profit d'une seule partie, mais elle simplifie nettement la preuve des commandes courantes.

Quels documents sont nécessaires pour prouver une créance ?

Aucune liste légale ne fixe les documents nécessaires. Le dossier doit permettre de répondre à quatre questions : le client a-t-il commandé ? L'entreprise a-t-elle exécuté sa part ? Quel prix était convenu ? Depuis quand le paiement est-il exigible ? Le tableau ci-dessous recense les pièces les plus utiles et ce que chacune établit.

Le contrat, le devis et le bon de commande

Ces documents prouvent le consentement du client, c'est-à-dire l'élément le plus souvent contesté. Un devis retourné signé, un bon de commande émis par l'acheteur ou un simple courriel « bon pour accord » remplissent cette fonction. Entre commerçants, une commande passée par téléphone peut être établie par la confirmation écrite adressée ensuite au client et restée sans réponse, jointe au début d'exécution. Vérifiez enfin l'identité exacte de la société qui s'est engagée : dans un groupe, la filiale qui commande n'est pas toujours celle à laquelle la facture a été adressée.

Le bon de livraison et la preuve de l'exécution

Le créancier doit prouver qu'il a exécuté sa propre obligation. Pour une vente de marchandises, la pièce de référence est le bon de livraison signé, ou la lettre de voiture du transporteur. Pour une prestation de services, il s'agit d'un procès-verbal de réception, de feuilles de temps validées, de comptes rendus d'intervention ou des livrables transmis. Un client qui utilise le produit, revend la marchandise ou sollicite une intervention de maintenance fournit lui-même la preuve que la livraison a eu lieu.

La reconnaissance de dette : la pièce la plus sûre

Lorsque le débiteur reconnaît par écrit devoir la somme, le débat sur la preuve est pratiquement clos. Cette reconnaissance peut prendre la forme d'un acte dédié, d'un échéancier signé ou d'un courriel dans lequel le client admet le montant et demande un délai. Notre modèle de reconnaissance de dette entre professionnels rappelle les mentions à faire figurer. Une demande de délai de paiement formulée par écrit est précieuse : elle confirme la dette sans que le créancier ait eu à la démontrer.

Une facture suffit-elle à prouver la créance ?

C'est l'idée reçue la plus répandue en matière d'impayé. La facture est indispensable, mais elle présente une faiblesse : elle est établie par celui qui s'en prévaut. Or l'article 1363 du Code civil pose un principe simple : nul ne peut se constituer de titre à soi-même. Une facture que le client n'a ni signée ni acceptée ne démontre donc pas, à elle seule, qu'une commande a été passée ni que la prestation a été fournie.

La facture retrouve sa force lorsqu'elle est corroborée. Plusieurs circonstances y contribuent :

• le client a signé le bon de commande et le bon de livraison correspondants ;
• il a déjà réglé un acompte ou une partie du montant facturé ;
• il a reçu la facture et les relances sans émettre la moindre contestation ;
• il a enregistré la facture dans sa propre comptabilité ;
• il a demandé par écrit un délai de paiement.

Les mentions obligatoires renforcent la valeur de la facture

L'article L. 441-9 du Code de commerce impose la délivrance d'une facture pour tout achat de produits ou toute prestation de services entre professionnels, et en fixe le contenu. La fiche Service Public consacrée aux mentions obligatoires cite notamment la date d'émission, un numéro unique, l'identité du vendeur et de l'acheteur, le numéro du bon de commande s'il a été établi par l'acheteur, la désignation et le prix des produits ou prestations, la date de règlement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.

Une facture régulière se rattache sans équivoque à une commande et fait courir une échéance précise. Une facture incomplète ou tardive offre au contraire un argument au débiteur et complique le calcul des intérêts. La généralisation progressive de la facturation électronique, engagée depuis le 1er septembre 2026 selon le calendrier publié par l'administration, améliore la traçabilité de l'émission et de la réception des factures. Elle ne dispense pas de prouver la commande et la livraison.

La comptabilité fait-elle preuve ?

Deux textes se complètent. L'article L. 123-23 du Code de commerce prévoit que la comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants pour faits de commerce. L'article 1378 du Code civil précise que les registres et documents que les professionnels doivent tenir ont, contre leur auteur, la même force probante que les écrits sous signature privée. Il en résulte une asymétrie utile : vos propres comptes constituent un indice soumis à l'appréciation du juge, tandis que les écritures de votre client font preuve contre lui. Si celui-ci a comptabilisé votre facture en dette fournisseur, cette écriture pèse lourd dans le débat.

Qu'est-ce qu'une créance certaine, liquide et exigible ?

Les procédures de recouvrement supposent une créance qui présente ces trois caractères. La preuve doit porter sur chacun d'eux.

• Créance certaine : son existence est établie. Elle résulte d'un contrat, d'un bon de commande, d'une facture ou d'un écrit du débiteur, et aucune contestation sérieuse ne la remet en cause.
• Créance liquide : son montant est déterminé ou peut être calculé à partir d'éléments connus. Le décompte distingue le principal, les intérêts et les accessoires.
• Créance exigible : l'échéance est dépassée. Le délai de paiement convenu, ou le délai légal, est expiré.

Exemple fictif. Une société de maintenance industrielle a réalisé pour un client, société commerciale, une intervention facturée 14 400 euros, payable à 30 jours. Elle détient le devis accepté par courriel, le compte rendu d'intervention signé par le chef d'atelier du client et la facture. La créance est certaine, puisque la commande et l'exécution sont établies. Elle est liquide, le montant étant fixé par le devis. Elle est exigible depuis le lendemain de l'échéance. Si le devis n'avait jamais été accepté et qu'aucun compte rendu n'avait été signé, la même facture n'aurait établi ni la certitude ni le montant de la dette.

Chiffrer les accessoires de la créance

La preuve porte aussi sur les sommes qui s'ajoutent au principal. Entre professionnels, les pénalités de retard courent à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, et tout retard de paiement rend exigible une indemnité forfaitaire de 40 euros. Le taux applicable doit figurer dans les conditions générales de vente et sur la facture. Notre simulateur de pénalités de retard permet d'établir un décompte clair, à joindre au dossier.

Courriels, signature électronique, copies : quelle valeur ?

La relation commerciale se noue aujourd'hui par voie électronique. Le Code civil en tire les conséquences. Selon l'article 1366, l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, à condition que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L'article 1367 ajoute que la signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte.

Entre commerçants, où la preuve est libre, un simple courriel peut établir une commande ou une acceptation. Sa valeur dépend de la possibilité d'identifier son auteur et d'en garantir le contenu. Trois réflexes limitent le risque de contestation :

• conserver les messages dans leur format d'origine, et non de simples captures d'écran ;
• faire valider les commandes importantes par un procédé de signature électronique ;
• archiver les pièces dès leur réception, dans un espace dont l'accès est tracé.

S'agissant des copies, l'article 1379 du Code civil dispose que la copie fiable a la même force probante que l'original, la fiabilité étant laissée à l'appréciation du juge. Un document numérisé peut donc être produit, mais l'original doit être conservé lorsqu'il existe : sa présentation peut toujours être exigée.

Une preuve doit être obtenue loyalement

La liberté de la preuve ne permet pas tout. La preuve doit être recueillie de manière loyale : elle ne doit pas être obtenue par fraude, par violence ou par vol, ni porter atteinte au secret professionnel. L'enregistrement d'une conversation à l'insu d'un interlocuteur ou l'accès non autorisé à la messagerie d'un client exposent l'entreprise à voir la pièce écartée par le juge, qui vérifie les conditions dans lesquelles elle a été obtenue. Mieux vaut confirmer par écrit, le jour même, le contenu d'un échange téléphonique.

Du dossier de preuve au recouvrement amiable

Un dossier solide produit son premier effet avant tout procès. Le recouvrement amiable consiste à obtenir le règlement par la relance et la négociation, sans saisir le tribunal. Un débiteur qui sait que la commande, la livraison et le montant sont établis par des documents écrits a peu d'intérêt à laisser le litige aller en justice, où il supportera en plus les intérêts et une partie des frais.

La mise en demeure marque le passage à une réclamation formelle. Elle prend en général la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception, rédigée en termes clairs : la fiche Service Public sur le recouvrement amiable parle d'une « interpellation suffisante ». Pour être utile sur le terrain de la preuve, la lettre de mise en demeure gagne à contenir les éléments suivants :

• les références de la commande, de la livraison et de la facture ;
• le montant réclamé, en distinguant le principal, les pénalités et l'indemnité forfaitaire ;
• la date d'échéance dépassée et le délai laissé pour payer ;
• la copie des pièces principales, jointe au courrier.

La réponse du débiteur, ou son silence, devient à son tour un élément du dossier. Un client qui ne conteste rien après une mise en demeure précise aura du mal à invoquer plus tard un défaut de conformité. Notre modèle de mise en demeure de payer propose une trame, et la mise en demeure adressée par un avocat donne à la démarche un poids supplémentaire lorsque les relances internes sont restées sans effet.

Quelle procédure de recouvrement judiciaire selon la solidité des preuves ?

Si l'amiable échoue, le choix de la procédure dépend directement de la qualité des preuves. Plus la créance est incontestable, plus la voie judiciaire est rapide et peu coûteuse. Les étapes du recouvrement judiciaire commencent toujours par cette évaluation.

L'injonction de payer : une procédure sur pièces

La requête en injonction de payer est examinée par le juge sans audience et sans que le débiteur soit entendu à ce stade. Elle repose donc entièrement sur les justificatifs produits. La fiche Service Public consacrée à cette procédure cite, à titre d'exemples, le bon de commande ou le contrat, la copie de la facture impayée et la lettre de mise en demeure. La créance doit être certaine, liquide, exigible et non prescrite. Entre commerçants, la requête est portée devant le tribunal de commerce, ou le tribunal des activités économiques, du siège du débiteur. Un dossier incomplet expose à un rejet ou à une ordonnance limitée à une partie de la somme. Notre page sur l'injonction de payer détaille les conditions et le déroulement de cette demande.

Le référé-provision et l'assignation au fond

Le référé-provision permet d'obtenir rapidement la condamnation du débiteur au paiement d'une provision, après une audience contradictoire. Il suppose une créance dont l'existence ne peut pas être sérieusement contestée : les preuves doivent rendre vaine toute discussion. Si le débiteur soulève une contestation sérieuse, appuyée sur des éléments concrets, le juge des référés peut rejeter la demande.

L'assignation au fond devant le tribunal de commerce est alors la voie adaptée. Les pièces sont communiquées à l'adversaire et listées dans un bordereau, puis discutées une à une. D'après la fiche Service Public sur l'assignation en paiement, la représentation par un avocat est obligatoire lorsque la créance dépasse 10 000 euros. C'est aussi dans ce cadre que le créancier peut demander au juge d'ordonner la production d'un document détenu par l'autre partie.

Preuve et délai de prescription : agir avant qu'il ne soit trop tard

Une créance parfaitement prouvée peut être perdue si le créancier agit trop tard. Entre commerçants, ou entre un commerçant et un non-commerçant, le délai de prescription est de cinq ans, en application de l'article L. 110-4 du Code de commerce. L'action d'un professionnel contre un consommateur se prescrit par deux ans. Passé ce délai, le débiteur peut opposer la prescription et la demande en justice est écartée, quelle que soit la qualité des pièces.

Le temps joue aussi contre la preuve elle-même. Les interlocuteurs changent, les messageries sont purgées, les bons de livraison s'égarent. Un dossier constitué dans les semaines qui suivent l'échéance est toujours plus complet qu'un dossier reconstitué trois ans plus tard.

Deux points méritent enfin d'être connus. Une simple lettre de relance ou une mise en demeure ne suffit pas à interrompre la prescription. À l'inverse, la reconnaissance de la dette par le débiteur a un effet sur le délai : c'est une raison supplémentaire d'obtenir un écrit de sa part. Notre guide sur la prescription des créances commerciales précise le point de départ du délai ainsi que les causes d'interruption et de suspension.

Sécuriser la preuve en amont : la méthode et les erreurs à éviter

La meilleure preuve se prépare avant l'impayé. Quelques règles de gestion suffisent à sécuriser la quasi-totalité des dossiers.

1. Faire accepter chaque commande par écrit. Devis signé, bon de commande ou courriel d'accord, y compris pour un client ancien.
2. Faire accepter les conditions générales de vente. Elles fixent le délai de paiement, les pénalités et les garanties prévues.
3. Obtenir une preuve de livraison ou de réception. Bon signé, procès-verbal ou validation écrite du livrable.
4. Facturer sans délai, avec toutes les mentions obligatoires. La date d'émission et l'échéance fixent le point de départ du retard.
5. Relancer par écrit. Chaque relance datée documente l'absence de contestation.
6. Centraliser les pièces. Un dossier par client, alimenté au fil de la relation et non au moment du contentieux.

À l'inverse, certaines erreurs fragilisent le recouvrement :

• commencer une prestation sur un simple accord oral ;
• laisser sans réponse écrite une réclamation du client ;
• modifier la prestation ou le prix sans avenant ni courriel de confirmation ;
• émettre un avoir ou accorder une remise sans en garder la trace ;
• attendre plusieurs mois avant de réclamer une facture échue.

Lorsque le client répond à la relance en invoquant une somme que vous lui devriez, la question change de nature : il faut vérifier si les conditions d'une compensation de créances entre entreprises sont réunies.

Sources officielles et accompagnement du cabinet

Ce guide a été vérifié le 13 octobre 2026. Il s'appuie sur les textes et les fiches officielles suivants. Les dispositions citées doivent être rapprochées de la date du contrat et des règles particulières applicables à chaque dossier.

• Code civil, articles 1353 à 1379 : charge de la preuve, preuve par écrit, écrit électronique, copie (Légifrance).
• Code de commerce, articles L. 110-3, L. 110-4, L. 123-23 et L. 441-9 (Légifrance).
• Service Public : « Quels sont les modes de preuve dans un procès civil ? », fiche vérifiée le 20 février 2026.
• Service Public Entreprendre : « Mentions obligatoires sur une facture », fiche vérifiée le 11 août 2026.
• Service Public Entreprendre : « Recouvrement judiciaire : injonction de payer », fiche vérifiée le 1er septembre 2026.
• Service Public Entreprendre : « Recouvrement judiciaire : assignation en paiement ».
• DGCCRF : fiche pratique « Délais de prescription ».

Le cabinet Le Bouard Avocats, implanté à Versailles et à Paris, accompagne les entreprises dans le recouvrement de leurs créances professionnelles. Le cabinet intervient pour les créances à partir de 7 000 €. Avant toute démarche, nous examinons les pièces disponibles, nous identifions celles qui manquent et nous déterminons la voie adaptée : recouvrement amiable, injonction de payer, référé ou assignation.

Auteur : Le Bouard Avocats.